Važme si svého času, aneb jak přemýšlet o time-managementu

Od doby, kdy jsem v červenci 2017 začala psát blog Grow2Lead jsem celý rok téměř každých 14 dní publikovala článek na téma leadershipu.

Toto je jeden z nich a já jsem se rozhodla jej konečně přeložit pro ty své klienty, pro něž je čtení v češtině stále komfortnější.

V roce 2017 jsem netušila, kolik čtenářů můj blog čte. Přesto jsem po dobu jednoho roku pokračovala ve závazku, který jsem si dala na začátku projektu a který zněl „dvakrát měsíčně publikovat článek“.

Pak jsem navštívila pražskou konferenci TEDx! Úspěšný podnikatel a filantrop Jan Školník zde hovořil o tom, jak se stal společensky odpovědným podnikatelem.

Ve svém projevu zmínil, že od jisté doby je opatrný na to, jaké si stanovuje cíle. Cílevědomost podle něj je fajn jen do bodu, kdy pokračování na cestě k cíli začíná mít škodlivý vliv na náš život.

Brzy poté mi začalo připadat publikování příspěvků na blog každé dva týdny zbytečné. O mou pozornost soupeřily jiné důležité oblasti mého života – mí klienti, potřeby mé i mé rodiny a také mé zdraví.

Naléhavé versus důležité

Možná jste slyšeli o Eisenhowerově principu rozhodování, který byl popularizován Stephenem Coveym v knize 7 návyků vysoce efektivních lidí. V této knize Covey představil matici priorit, jejíž verzi naleznete níže:

Covey s Einsehowerem shodně tvrdili, že pokud si rozdělíme všechny naše úkoly na základě jejich důležitosti a naléhavosti, dokážeme se pak snadněji rozhodnout, jak efektivněji organizovat svůj čas.

Problém s kvadrantem 2

Problém s kvadrantem 2 je bohužel často v tom, že i když jsou tyto úkoly důležité, je snadné je odkládat a ignorovat, dokud se nestanou naléhavými a nepřesunou se do kvadrantu 1.

V tu chvíli to však zamává často s prioritou ostatních důležitých úkolů v kvadrantu 2 a některé z nich jsou nuceně přesunuty do kvadrantů 3 a 4.

Osvícení lídři jsou disciplinovaní a je pro ně rutinou investovat většinu svého času do kvadrantu 2. Také se nezaseknou při plnění úkolů v kvadrantu 3, které mohou delegovat, nebo úkolů v kvadrantu 4, kterým se mohou vyhnout nebo je ignorovat.

Přidaná hodnota jako kompas

Proč tedy mnozí z nás máme stále problém najít si čas na to, co je důležité?

Věřím, že problémem je často právě ona zmíněná disciplína a také pochopení toho, jaké PROČ máme za jednotlivými úkoly.

Ke konci roku 2017 jsem se začala ptát sama sebe, jakou hodnotu má pravidelnost v publikování blogových článků. Původně jsem si stanovila dvoutýdenní cyklus, který byl pro mne fungující rutinou. Blog jsem ovšem nepsala pro sebe, ale pro své čtenáře. Mým hlavním cílem při spuštění projektu Grow2lead bylo pomáhat manažerům dosáhnout úspěchu a budovat silné týmy.

Poté, co jsem 3 týdny nezveřejnila ani jeden článek, mi jeden z mých čtenářů tehdy napsal e-mail s dotazem, zda jsem v pořádku. Tato zpětná vazba mě přiměla znovu si uvědomit mé „proč“ a v psaní blogu jsem nakonec pokračovala až do července 2018. Proč jsem v psaní přestala? Tipnete si v komentářích k tomuto článku! (Každou správnou odpověď odměním.)

Jaké je Vaše proč?

Úkoly je třeba nejen plnit, ale zejména rozumět jejich důležitosti – onomu „PROČ“ za nimi. Pokud jste ztraceni ve svých prioritách, položte si vždy otázku, jakou hodnotu vytvoříte, když úkol dokončíte.

Možná namítnete, že to ale nestačí. Často si přece píšeme to-do-listy, tvoříme projektové plány… A i když rozumíme tomu, co je pro nás důležité, nakonec se podvolíme naléhavým okolnostem a necháme důležité ennaléhavé úkoly stranou.

Ve své praxi jsem se setkala s manažerem, který si neustále stěžoval, že nemá čas na vedení svého týmu, protože je pohlcen denními úkoly, které nemohl delegovat. Postupně si ale uvědomil, že pro budování silného týmu musí svůj čas věnovat lidem, ne úkolům. Teprve poté, co přesunul svou pozornost z kvadrantů 1 a 3 do kvadrantu 2, začal dělat skutečný pokrok.

Jak toho dosáhl? Objevil pro sebe velkou hodnotu, kteoru předtím neviděl – uvědomil si, že úspěchu dosáhne tak, že svůj  tým povede k tomu, aby ho coby manažera potřeboval co nejméně. Vzdal se potřeby vlastní důležitosti a přestal dělat práci za jiné a začal dávat koučování lidí v týmu nejvyšší prioritu.

Osm tipů (nejen) pro leadery

 Správné stanovování priorit je něco, s čím se někdy potýkáme všichni. Pokud jste nebo chcete vést druhé, můžete využít tipy níže:

1. Vedení druhých a práci s lidmi by měla být Vaše priorita. Jste manažeři a pracujete skrz tým. Nedělejte práci za druhé!
2. Udělejte si pořádek nejen v úkolech, ale také v cílech tak, abyste byli transparentní a plnili své sliby.
3. Vyvarujte se zaměňování naléhavosti za důležitost. Soustřeďte se na sestavení svého rozvrhu tak, aby byl čas na kvadrant 2.
4. Pracujte s vlastní energií. Je těžké něčeho dosáhnout, pokud jsme unavení.
5. Naučte se říkat „ne“ ostatním i sobě! Je mnoho cílů, které je třeba splnit, ale nikdy neexistuje 10 top priorit!
6. Buďte dostatečně odvážní na to, abyste uznali, že jste udělali špatné rozhodnutí!
7. Buďte připraveni svůj názor změnit! Vždy je čas priority přeskupit.
8. Pomáhejte členům svého týmu rozlišit, co je důležité a co je naléhavé, i to, co je třeba nechat „plavat“ a proč.

Čas nelze řídit! Lze si však dobře určit priority, dělat dobrá rozhodnutí a vést ostatní, aby dělali totéž!

Pět koučovacích otázek na závěr

Konec roku se ale blíží mílovými kroky a proto mám pro Vás několik koučovacích otázek ideálních pro toto období…

Zkuste se zastavit a zamyslet se nad tím, jak si stanovujete své priority:

1. Jaká je naléhavost a důležitost úkolů, které chcete do konce roku dokončit?
2. A jakou hodnotu má pro Vás Váš čas? Na kolik si ho ceníte?
3. Jakou hodnotu vytvoříte, když svůj čas budete investovat do aktivit, které máte na svém „to-do listu“?
4. Které z aktivit patřících do kvadrantu 2 zanedbáváte a chcete to změnit?
5. Jakou rutinu si chcete pro tyto aktivity vytvořit?

Časová investice je  tou nejcennější investicí, jakou ve svém životě můžete zúročit!

Pokud mezi Vašimi prioritami, které chcete zvládnout do konce roku, je zorientovat se v tom, kam profesně směřovat tak, aby Vám Vaše práce přinášela pocit smyslu a naplnění, máte právě možnost přidat se do mého online kurzu KARIÉRNÍ (RE)START.

Začínáme už 13.11.!

Pokud jste dočetli až sem a máte zájem o drobnou slevu na kurz, napište mi do komentáře „mám zájem“.